英文书面沟通

课程时长

12小时 / 2天

一、解析 TCS 三级跳（Tone, Content, Structure）

1. 确定“语气”的两大因素——语气为王
• 对方的身份
• 沟通的事件性质
2. 所有“内容”围绕的核心——思维的广度
• 您为什么写
• 您想让对方做什么
• 对方为什么应该做
3. 建立金字塔“结构”——思维的深度
• 让您的观点从假设变成结论
• 构思顺序：定调、提炼 “结论” –> 用头脑风暴随机罗列内容气泡 –> 用 “ALL the NEEDED” 原则删减气泡 –> 建金字塔 –> 用金字塔 “MECE” 原则补全遗漏气泡 –> 完成构思开始撰写

二、日常类文书：电子邮件、商务信函、通知、请示、批复

1. “六大要素”
• 地址栏有学问
• 标题“精”且“准”
• 称呼与事件相关
• 开头直击要点
• 正文提供“所有”的“必需”的信息，诉求清晰并用对话式
• 结尾友好而开放
2. 商务信函的禁区
• 颠覆传统的写作顺序
• “写”是最好的沟通方式吗？
• 职场中哪些情况下“写”比“说”更适合传达信息？
3. 五大案例讨论：
• 不卑不亢地寻求上级的支持
• 有技巧地催交报告
• 避免尴尬地回应人事变动
• 有说服力地号召同事参加活动
• 沟通搬迁办公室的敏感话题

三、金字塔结构

1. 为什么公文写作要用金字塔？
• 结构为王，要话先说
2. 什么是金字塔？
• 自上而下，上下一致，演绎归纳
3. 怎样用金字塔？
• 设定目标和主旨
• 由上至下的“问题-回答”逻辑提高说服力
• 由下至上的“归纳总结”逻辑吸引注意力
• 各层次的关键词、关键句标志
4. 课堂训练：
• 用金字塔搭建事务类文书大纲：工作计划、述职报告、竞聘申请、活动方案、项目计划书、年终总结

四、公文写作的语言和格式特色

• 规范：用最少的字表达最多的意思；单音节词传达正式度；四字短语展现语言功底
• 明确：不用描述性语言；不用模糊词汇；第一给数据，第二给事实
• 积极：写“可以做到的，而不是做不到的”；就事不就人
1. 公文写作格式上的“三个凡是”
• 凡是可以分段的，尽量分段
• 凡是可以用小标题的，尽量用小标题
• 凡是可以用清单的，尽量用清单
2. 其他类别公文模版分享
• 会议类文书
• 交际礼仪类文书
• 商务贸易类文书